Material de Lectura N° 5
DISEÑO ORGANIZACIONAL
1) Introducción
El diseño organizacional es un concepto amplio y abarcador. Se entiende como el proceso mediante el cual se construye o modifica la estructura organizacional con el propósito de lograr eficiencia y eficacia, alineando la organización con su estrategia, su entorno, su tecnología, su tamaño y sus objetivos. El diseño organizacional implica la toma de decisiones estratégicas acerca de cómo agrupar las unidades, qué tamaño deben tener, qué sistemas de planificación y control implementar, y en qué medida centralizar o descentralizar la toma de decisiones. En este sentido, el diseño no solo define la estructura, sino que también contempla los mecanismos que permiten adaptarla a las exigencias del contexto.
1. Diseño organizacional y estructura organizacional
¿Qué son? ¿Son lo mismo?
Estos dos conceptos con frecuencia se utilizan como sinónimos, pero no significan lo mismo: la estructura organizacional y el diseño organizacional
En primer lugar, la estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, coordinan y formalizan las tareas dentro de una organización. Es decir, describe cómo se distribuye el trabajo, cómo se establecen las jerarquías, cuáles son las relaciones de autoridad y qué normas o procedimientos regulan el funcionamiento interno. Habitualmente, la estructura se representa a través de un organigrama, donde se visualizan los niveles jerárquicos, los departamentos y las líneas de responsabilidad. La estructura organizacional comprende tres elementos fundamentales: la diferenciación, que implica la división del trabajo en tareas y unidades; la integración, que permite coordinar esas tareas para alcanzar los objetivos comunes; y la formalización, que establece reglas, políticas y procedimientos que orientan la conducta de los miembros de la organización.
La diferencia central radica en que la estructura organizacional es el resultado visible, es decir, la forma concreta que adopta la organización en términos de división del trabajo y jerarquía, mientras que el diseño organizacional es el proceso estratégico mediante el cual se decide cómo organizarla y adaptarla a las condiciones internas y externas. Por lo tanto, la estructura forma parte del diseño organizacional, pero el diseño es un concepto más amplio que incluye a la estructura y a otros parámetros fundamentales para el funcionamiento de la organización.
Descripción de puestos de trabajo y perfil del puesto
Una vez determinados los diferentes puestos de trabajo de la organización y de la agrupación en departamentos, pasaremos a la etapa de formalización de los puestos de trabajo a partir de la elaboración de fichas de descripción de puestos.
Las fichas de descripción de puestos de trabajo contienen información vinculada con el contenido del cargo, las características de la supervisión y su relación con otros puestos de trabajo. Específicamente se trata de definir los siguientes elementos:
• Nombre del puesto de trabajo: se identifica el cargo con un nombre apropiado a las funciones que desempeña.
• Departamento / Unidad al que pertenece: se consigna el área/departamento al cual pertenece el cargo.
• Dependencia Jerárquica / Cargo jefa o jefe inmediato: se señala el cargo del superior directo.
• Puestos a su cargo/Subordinadas o subordinados: se señala las personas que dependen de quien ocupa este cargo.
• Contenido: se describen los contenidos del cargo, incluyendo los siguientes antecedentes:
- Objetivos: se define el cargo en breves palabras.
- Tareas principales: se describen en forma concisa las tareas que realiza el cargo.
- Responsabilidades: se definen las responsabilidades que tiene el cargo por bienes y valores, información confidencial, exactitud, toma de decisiones, autorizaciones, etcétera.
- Carácter de las funciones del cargo: se debe consignar si el cargo es de carácter gerencial, profesional, técnico, administrativo o de otra naturaleza.
- Datos del Puesto de trabajo: Finalidad del puesto: descripción e pocas palabras la función general en el puesto.
- Modalidad: se especifica si el puesto tiene modalidad solo presencial, solo teletrabajo o combinada (mixta)
• Funciones: Dependiendo de la modalidad, se explicitan las funciones asociadas al cargo de acuerdo con la frecuencia con la cual se deben realizar las mismas (funciones frecuentes, funciones periódicas, funciones ocasionales).
• Condiciones de trabajo:
- Lugar y condiciones de desempeño: se explicita el lugar donde se realiza el trabajo; considerar igualmente los esfuerzos físicos específicos que requiere el cargo, de concentración y tolerancia que requiere el trabajo, y graduarlo en los rangos alto, medio, bajo.
- Jornada de trabajo: extensión de la jornada laboral.
Las fichas de descripción de perfiles de los puestos de trabajo contienen información vinculada a la formación y a las características intelectuales, emocionales y sociales necesarias para el desarrollo del cargo. Cada una de las características debe considerarse como la información básica según la cual se realizará la evaluación de las y los aspirantes, por lo cual resulta muy importante generar un perfil adecuado ya que esto implicará que se considere idóneo o no a una persona para ocupar un puesto de trabajo.
MODELO DE FICHA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
2. Mecanismos de coordinación en las organizaciones
Las empresas producen y distribuyen bienes y servicios a la sociedad para obtener un beneficio privado, aunque también buscan aumentar la estabilidad, el poder y el prestigio de los individuos que integran la organización. Sin embargo, cualquiera que sea el objetivo específico de las empresas, éstas coordinan sus actividades y recursos para satisfacer a sus clientes. Entre los recursos internos y externos que las organizaciones económicas necesitan sincronizar se encuentran las materias primas, maquinaria, recursos humanos y financieros, información y conocimientos.
En efecto, la empresa es una unidad administrativa que necesita planear, tomar decisiones y controlar los recursos pero también capacidades y habilidades. Este proceso requiere generar sistemas formales y conscientes de planificación.
La actividad primaria de una organización que tiene como base la cooperación es coordinar las tareas individuales a fin de alcanzar las metas propuestas, aunque también es necesario armonizar las actividades de equipo, departamentos o entre empresas. La coordinación es un proceso que implica relacionar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos es introducir la armonía entre todos los actos de una empresa, con objeto de facilitar su funcionamiento y su éxito; es dar al organismo las proporciones que convienen para que puedan llenar su papel de una manera segura y económica.
Los propósitos fundamentales de la coordinación son conseguir que todos los miembros de un grupo adopten decisiones coherentes, es decir, homogenizar estructuras de comportamiento y conocimiento que conduzcan a un común acuerdo;5 adaptar los medios a los fines; efectuar las operaciones con orden y seguridad; informar y revisar las actividades para lograr la armonía; reducir la incertidumbre, y facilitar la interdependencia entre distintos componentes.
La coordinación coadyuva a armonizar las diferencias entre individuos, así como a sincronizar los espacios de trabajo, tiempos, herramientas, métodos y procesos de producción que necesitan realizar los diferentes agentes sociales. Esta diferenciación implica dividir el trabajo. A mayor profundidad en la división del trabajo y en el aumento en los niveles de delegación y crecimiento de la empresa, mayor complejidad en la tarea de coordinar. En efecto, la complejidad para coordinar las actividades, recursos humanos y materiales aumenta cuando se incrementan los niveles jerárquicos y se modifica o cambia el ambiente en el que están insertas las empresas.
Los mecanismos mediante los cuales se logran coordinar las actividades a nivel inter e intra organizacional son múltiples:
1. Comunicación
Es el intercambio de información y significados entre los miembros de una organización. Permite transmitir conocimientos y experiencias, reducir la incertidumbre, facilitar la toma de decisiones y coordinar actividades. Puede ser formal o informal.
2. Supervisión directa
Consiste en que una persona controla y orienta el trabajo de otras, asegurando que las actividades se realicen según lo planificado.
3. Adaptación mutua
Es un mecanismo de coordinación basado en la comunicación informal y directa entre las personas. Se apoya en la confianza, el reconocimiento y el ajuste recíproco para organizar el trabajo, especialmente en contextos simples o flexibles.
4. Contratos
Son acuerdos formales que establecen derechos, obligaciones, tareas, incentivos y condiciones de intercambio entre las partes. Reducen la incertidumbre y organizan la cooperación.
5. Rutinas
Son métodos o procedimientos habituales y repetitivos que guían la acción en situaciones estables. Facilitan la previsibilidad y reducen la necesidad de coordinación constante.
6. Cooperación
Es la disposición de las personas o áreas a trabajar conjuntamente para alcanzar objetivos comunes. Implica coordinación voluntaria, intercambio de recursos y alineación de esfuerzos.
7. Confianza
Es la expectativa de que los otros actuarán de manera leal y previsible. Reduce la necesidad de controles formales, disminuye el oportunismo y facilita la cooperación y la integración organizacional.
8. Estándares
Reglas y normas previamente definidas que regulan procesos, resultados o comportamientos, generando orden y uniformidad.
9. Grupos de trabajo
Personas que colaboran con un objetivo común. Pueden autocoordinarse o tener un líder. Favorecen la integración y el intercambio de información.
3. Comunicación organizacional
La comunicación organizacional, también conocida como comunicación institucional, empresarial o corporativa, comprende toda la información que circula dentro de una organización o que se emite desde ella con el propósito de alcanzar objetivos específicos. Se orienta tanto al público interno como al externo.
La comunicación organizacional desempeña un papel fundamental en la construcción de un ambiente de trabajo adecuado, ya que define las formas de interacción entre los miembros de la organización y su relación con el entorno externo. Asimismo, contribuye a la gestión empresarial al facilitar el diseño de estrategias y la selección de canales de comunicación eficaces.
Diversos estudios señalan que la habilidad comunicativa es una de las competencias más valoradas en el ámbito laboral. Las organizaciones requieren profesionales capaces de transmitir información con claridad, escuchar activamente, seguir y dar instrucciones, expresar ideas de manera comprensible y establecer vínculos interpersonales efectivos.
Una comunicación organizacional efectiva permite consolidar una identidad corporativa sólida y establecer con claridad las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos. Además, favorece la mejora de las relaciones entre los colaboradores, ya que facilita el entendimiento mutuo y el trabajo en equipo.
También posibilita difundir adecuadamente las políticas, normas, objetivos, procedimientos y demás información relevante para asegurar el correcto funcionamiento de la organización. A su vez, contribuye a generar un clima laboral saludable y a fortalecer una cultura organizacional positiva.
Por otra parte, ayuda a diseñar estrategias que atiendan las necesidades de los empleados, previniendo situaciones de estrés o desgaste laboral. La comunicación abierta fomenta la retroalimentación del personal, lo que permite optimizar procesos y aumentar la eficiencia.
Asimismo, fortalece la capacidad de resolver problemas, impulsa el posicionamiento de la marca y favorece el incremento de la productividad. Finalmente, permite identificar y corregir posibles fallas en los procesos comunicativos dentro de la organización.
a. Tipos de comunicación organizacional
Una comunicación organizacional adecuada debe transmitir información, órdenes, recomendaciones y propiciar un clima agradable, que sirva para motivar a los trabajadores y genere una identidad. De esta forma, se elevará la productividad. Una buena reputación empresarial permite adquirir nuevos clientes e incrementar las ventas. Con consumidores cada vez más informados y conscientes de las repercusiones sociales y medioambientales de sus compras, lograr un posicionamiento diferenciador de marca es esencial para destacar ante la competencia y seguir creciendo.
Existen distintas formas de clasificar la comunicación organizacional, entre ellas:
Dependiendo de a quién está dirigida:
Comunicación interna
Es la comunicación entre las instancias que conforman la organización y sus miembros. Sirve para mejorar la actividad laboral, fidelizar la plantilla laboral, organizar la fuerza de trabajo, reconocer el trabajo de los empleados y enseñarles el funcionamiento de la corporación, entre otras cosas.
Comunicación externa
Algunos de los canales de comunicación externa que emplean las compañías son:
- Anuncios publicitarios.
- Comunicados de prensa.
- Información expuesta en la web de la organización.
- Blogs.
- Redes sociales.
- Boletines informativos.
- Centros de atención telefónica o call centers.
Por su nivel de formalidad:
Comunicación formal
Se suele llevar a cabo por escrito para dejar constancia de lo que se dijo (memorándums, actualizaciones organizativas, resultados de ventas, etcétera). Involucra los recursos oficiales de la organización
Comunicación informal
Son comunicaciones que se dan de manera verbal entre los integrantes de la organización. Normalmente consta de conversaciones espontáneas, que se producen entre trabajadores que tienen gustos e intereses comunes. Puede darse directamente entre dos o varias personas, en una llamada telefónica o por cualquier otro medio de comunicación efímero.
En función de la dirección en la que fluye:
Comunicación descendente
Parte de los directivos y mandos altos hacia los empleados de la base organizacional. Suele incluir las instrucciones que deben llevar a cabo los trabajadores. Puede ser por escrito –correos, memorándums, directrices– o darse en forma verbal –en reuniones, llamadas o a través de conversaciones presenciales.
Comunicación ascendente
Los mensajes parten de los empleados que ocupan los puestos inferiores y se dirigen a los ejecutivos. Incluye los proyectos, reportes, sugerencias o propuestas que los trabajadores comparten con sus superiores. Este tipo de información es esencial para que la dirección tome decisiones, ya que sin ella no se entiende lo que está pasando en la base de la corporación.
Comunicación horizontal
Se establece entre los trabajadores que ostentan el mismo nivel en la jerarquía de la empresa. Puede ser entre personas que pertenecen a la misma área o que trabajan en diferentes departamentos.
b. Barreras
Al decir barreras comunicativas hacemos referencia a los inconvenientes que dificultan la efectividad del proceso en la transmisión de mensajes. En la empresa estas generan problemas o malos entendidos entre la organización y los miembros que la conforman.
Las barreras comunicativas más comunes:
Ideas confusas: El lenguaje debe ser neutro para evitar percepciones personales, prejuicios, adivinanzas y suposiciones. Es importante brindar los detalles necesarios de la información, no uses acrónimos ni abreviaturas en caso de comunicaciones escritas. Evita que los integrantes de la empresa se preguntan “¿Qué quiso decir?”.
Información deficiente: Puede generarse cuando el emisor de la información se expresa con palabras incorrectas, da por sentados términos o el contenido de su mensaje carece de estructura. Un ejemplo: el jefe de la empresa pide que se haga una campaña publicitaria para un producto, sin dar detalles. Días después pregunta por el vídeo de la campaña y sus trabajadores habían realizado trabajo gráfico y no audiovisual.
Inflexibilidad en las opiniones: Este es un obstáculo típico en la comunicación. La rigidez en las observaciones del líder y en la toma de sus decisiones hace que los trabajadores se sientan excluidos y que no forman parte de la empresa.
Comunicación impersonal: El uso de redes tecnológicas para transferir el mensaje a los receptores puede obstaculizar y limitar que se comprenda la información. La forma más asertiva es el dialogo personal (cara a cara) para facilitar la comprensión y confianza del mensaje.
Jerarquías de poder: La relación entre el jefe y el empleado puede influir positiva o negativamente en el éxito de la empresa. Si el jefe propicia un clima poco agradable y amenazante, puede inducir desconfianza y temor que cause bloqueo en la comunicación.
Escucha limitada: Muchas personas no acostumbran a escuchar adecuadamente, por lo que tienden a hacer juicios de la información o mal interpretar el mensaje. Esto se convierte en una gran limitante. Imaginemos, por ejemplo, que al jefe se le acerca uno de sus colaboradores a comentarle preocupado un problema de salud, pero él lo interrumpe pidiéndole que no se le olvide pagar la factura del teléfono de la oficina. Esto sería una falta de atención.
Diferencias en asuntos importantes: Lo que es importantes para un integrante puede no serlo para otro, por ello es necesario establecer indicadores que se alineen a todos los que conforman el equipo.
Abuso de información: Cuando el mensaje es demasiado extenso, puede resultar difícil comprenderlo. Esto ocasiona errores al intentar procesar la información. La comunicación asertiva estimula el respeto, la confianza y la empatía, los cuales influyen positivamente en las relaciones laborales. También promueve un clima de motivación y compromiso necesarios para el éxito de toda compañía.
c. Herramientas
Herramientas de comunicación interna
Estas herramientas pueden ser tanto digitales como analógicas y su elección dependerá de las necesidades específicas de cada empresa.
Carecer de una comunicación interna eficiente, generará en los trabajadores desinterés, falta de compromiso y rechazo por los valores corporativos, lo que conduce a una mayor rotación del personal. Se pueden dividir en: Conversación cara a cara Es más fácil leer el lenguaje corporal y las expresiones faciales e interpretar las señales de comunicación no verbal.
Reuniones
Necesitan una estructura y un orden. Después de que termine la reunión, es bueno tomarse un tiempo para determinar qué estuvo bien y qué podría haberse hecho mejor, esto ayudará a continuar mejorando el proceso de llevar a cabo el buen término de la implementación de esta herramienta.
Entrevista de evaluación
La gerencia evalúa el desempeño de los empleados para mantener el control de la organización y otorga recompensas o castigos por alcanzar o no los objetivos de la organización.
Memorándum
Los memorandos son documentos formales, unilaterales y económicos que las empresas utilizan para comunicarse, ya sea impresos o por correo electrónico. Tiene una finalidad de constancia y aviso entre los empleados.
Intercambio de correos
Desde el CEO, manager o supervisor hasta el personal de limpieza e incluso los empleados temporales de la empresa pueden enviar y recibir comunicaciones por correo electrónico.
Videoconferencias:
Permiten a los equipos colaborar en tiempo real, incluso si no están en el mismo lugar.
Chats internos:
Facilitan la comunicación en tiempo real y permiten la participación de los empleados.
Intranets:
Permiten el acceso a la información y la participación de los empleados.
Encuestas:
Permiten recopilar información y retroalimentación de los empleados.
Software de gestión de proyectos:
Permiten establecer plazos para realizar tareas y hacer un seguimiento de las mismas.
Plataformas colaborativas:
Permiten a los miembros de un proyecto comunicarse y colaborar.
Redes sociales internas:
Permiten la comunicación entre los empleados.
Aplicaciones móviles:
Permiten la comunicación entre los empleados.
Sitios de comunicación:
Permiten a los colaboradores compartir noticias, estados, informes y otras comunicaciones.
Herramientas de comunicación externa
Las herramientas de comunicación externa son los canales y plataformas que una empresa utiliza para transmitir mensajes a su público objetivo fuera de la organización. Estas herramientas pueden ser tanto tradicionales como digitales y su elección dependerá de los objetivos de comunicación y del público al que se quiera llegar. Algunos ejemplos son:
Entrevista con los medios, discursos públicos y panel de discusiones, reportes anuales, sitios web y redes sociales.
Las redes sociales corporativas son herramientas digitales que permiten a las empresas comunicarse con su público y crear comunidades. Algunas de las funciones son:
• Presentar nuevos productos, servicios y marcas
• Aumentar la conciencia de marca
• Diferenciarse de los competidores
• Generar confianza en los consumidores
• Afianzar la reputación
• Obtener datos valiosos sobre la audiencia Para crear contenido de valor en las redes sociales, se recomienda:
• Ser relevante, interesante, útil, original y de calidad
• Ofrecer información que resuelva dudas, problemas o necesidades de los seguidores
• Adaptar el contenido al formato y al lenguaje de cada red social
Si tenes dudas escribime a: mariteibarra@hotmail.com